Kaj je interno komuniciranje? Kje in kako se uporablja? Kakšne so njegove funkcije? Kako ga načrtujemo in izvajamo? Kakšna so njegova orodja?
Komuniciranje v splošnem lahko definiramo kot zelo širok pojav, pri katerem gre za izmenjavo mnenj; pojavi se šele, ko prejemnik dejansko sprejme sporočilo in nanj tudi reagira. Predpona internega komuniciranja nakazuje, da komuniciranje poteka znotraj organizacije, med ‘notranjimi’ javnostmi – zaposlenimi. Z zaposlenimi podjetje komunicira tudi z organiziranjem dogodkov za zunanje javnosti, preko podobe, ki jo ima v družbi, prek stališč zunanjih potrošnikov do podjetja, svoje družbeno naravnane drže itd.
Interno komuniciranje se ukvarja z vzajemno interakcijo in odnosi na delovnem mestu. Zaposleni v organizaciji morajo znati poslušati, svetovati in komunicirati z ostalimi zaposlenimi. Cilj je zgraditi ter ohraniti zdrave in pozitivne odnose med zaposlenimi, kar ugodno vpliva na uspešnost organizacije, na njeno delovanje in podobo. Zaposleni so pri svojem delu učinkoviti le, če so primerno informirani in če popolnoma razumejo cilje organizacije, razumejo svoje mesto v strukturi organizacije in kako lahko prispevajo k izpolnjevanju organizacijskih ciljev.
Pri strateškem upravljanju internega komuniciranja moramo informirati ‘člane’ organizacije o pomembnih dogodkih in jim te informacije tudi razložiti, prepričevati zaposlene (poskušati doseči, da zaposleni sprejmejo določena stališča, kadar to prinaša koristi tako podjetju kot zaposlenim), koordinirati zaposlene v smislu razreševanja konfliktov in motivirati oziroma spodbujati k delovni zavzetosti. Poleg tega so naloge internega komuniciranja tudi, da izobražuje in zabava, saj je njegova naloga tudi organiziranje rekreativnih in drugih aktivnosti za gradnjo kolektivnega duha. Kot zadnje, a ne najmanj pomembno, pa interno komuniciranje skrbi za socializacijo zaposlenih v organizacijsko kulturo (s pomočjo različnih aktivnosti).
Načrtovanje odnosov z internimi javnostmi sestavljajo štiri stopnje. Prva obsega raziskovanje mnenj in reakcij zaposlenih ter njihovo ovrednotenje. V drugi stopnji pride do načrtovanja odgovora. Podjetje mora upoštevati ta mnenja in ideje, ki vplivajo na politiko in programe organizacije. S tem organizacija začrta potek poslovanja, ki bo v korist vseh vpletenih. V tretji stopnji pride do dejanja – komunikacije. Razlaga in upravičenje izbranega programa oz. strategije vsem tistim, na katere ima komunikacijsko dejanje vpliv in od katerih je odvisno. Zadnja, četrta stopnja pa obsega ovrednotenje rezultatov programa in učinkovitosti izbranih tehnik.
Vse to pa lahko dosežemo z različnimi orodji internega komuniciranja, med katera štejemo medosebna orodja (sestanki ipd.), dogodke (konference, delavnice, seminarji ipd.), tiskana orodja (časopisi, revije, priročniki, brošure idr.), elektronska orodja (telefon, e-pošta ipd.), računalniška orodja (zapisniki, e-pošta, intranet itd.) in organizacijska orodja (delovno okolje, sistem nagrajevanja ipd.).
Komunikacija je torej temeljni pogoj medsebojnega sporazumevanja med posamezniki in skupinami v organizaciji. Zagotavlja natančno in pravočasno opravljanje delovnih nalog in tudi dobre odnose med posamezniki in skupinami. Pri tem je pomembno, da je sistem komuniciranja odprt oziroma da zaposleni posredujejo informacije drug drugemu brez zadržkov in strahu. Le tako se informacije posredujejo brez namernega zadrževanja ali ponarejanja, še zlasti med podrejenimi in nadrejenimi.
Na tak način lahko interno komuniciranje vzpostavlja zadovoljstvo in občutek varnosti na delovnem mestu, veča produktivnost in dobiček podjetja, hkrati pa zmanjšuje stopnjo odsotnosti z dela, konflikte in odhod z delovnega mesta.
Ksenija Žnidaršič
