Odpor do učenja, odlašanje s pisanjem diplome, neizpolnjena opravila, pomanjkanje prostega časa so le nekateri simptomi, zaradi katerih se marsikomu zdi, da mu kronično primanjkuje časa. Z ustreznim pristopom se da brez stresa te težave rešiti v relativno
Beri naprej, za naše bralce imamo namreč posebno akcijo. Izdamo ti jo na koncu članka.
“Pritoževati se nad pomanjkanjem časa je podobno, kot če bi se riba pritoževala nad pomanjkanjem vode”, je zapisal Mark Forster, inštruktor upravljanja s časom in avtor več knjižnih uspešnic s tega področja. V svoji zadnji knjigi, “Do It Tomorrow”, je predstavil inovativen pristop, ki na glavo postavlja marsikatero pravilo.
Mark je svoj koncept zgradil na proučevanju obnašanja, laično in poenostavljeno poimenovano, racionalnega in odzivnega dela možgan. Racionalni del deluje sistematično, izdeluje načrte itd., od odzivnega dela pa pričakuje izvedbo teh načrtov. Problem je v tem, ker je naš odzivni del pravzaprav precej konformističen in se ne zanima kaj dosti za načrte racionalnega, temveč deluje refleksno, glede na nujnost trenutne situacije. Ste se kdaj zalotili, kako dobre načrte ste si zamislili zjutraj, nato pa ste se v resnici cel dan trudili, da bi se ukvarjali s tisoč drugimi opravili, ki so se odzivnemu delu zdele pač bolj nujne, v resnici pa so bile le lažje izvedljive?
Naš racionalni del mora tako uporabiti precej trikov, da odzivnega prelisiči, da nekaj, kar se mu ne da oz. ni dovolj nujno narediti, na koncu vendarle opravi. Eden takšnih trikov je drobljenje večjih in težjih opravil na manjše enote. Pri tem ne bo nič narobe, če pričnemo z navidez bizarno majhnimi koraki.
Če se npr. že dlje časa upiramo pisanju diplome, si za začetek zadamo izredno majhen korak – to je lahko celo izdelava datoteke “diploma.doc”. Našemu lenuhu, odzivnemu delu možgan, tako enostavno opravilo ne bo predstavljalo “nevarnosti” in ga bo mimogrede naredil. Ko imamo dokument odprt, nas lahko zasrbijo prsti in napišemo še kazalo, ne bo pa nič narobe, če si to opravilo pustimo za naslednji dan. Če vsak dan posvetimo opravilu eno samo minuto, bomo v mesecu dni že nekaj naredili, ni pa malo ljudi, ki s težjimi opravili odlašajo tudi po več let. Ko se odzivni del možgan privadi na težavnostno stopnjo enominutnega ukvarjanja z diplomo, ga bomo dosti lažje prepričali, da naslednji dan povečamo intenzivnost na 2 minuti in tako sčasoma postane opravilo, ki se nam je sprva zdelo nemogoče težko, rutina, ki se jo vedno lažje lotevamo.
Težje opravilo ali projekt, ki se ga že nekaj časa nismo pritaknili, lažje spravimo v pogon, uporabimo t.i. trenutno pobudo. To naj bo prvo opravilo v dnevu in to vsak (delovni) dan. Zjutraj, ko naše misli še niso zapolnjene z e-poštnimi sporočili, novicami ipd., smo najbolj produktivni in če to metodo striktno upoštevamo, tudi ni nevarnosti, da nam slučajno (ali namerno) v sicer odličen načrt vskoči nekaj drugega. Ko projekt spravimo v normalno delovanje, za trenutno pobudo, torej prvo opravilo vsak dan, izberemo nekaj novega.
Eden od ključnih nasvetov učinkovitega upravljana s časom je tudi opustitev klasičnega, neskončnega seznama opravil. Ker ima dan omejeno število ur, je potrebno omejiti tudi število opravil, ki jih moramo opraviti. Največjo nevarnost pri tem omejevanju predstavljajo opravila, ki se pojavijo v toku dneva – lahko nam jih naloži nekdo drug, ali pa se jih spomnimo sami, ko nam misli odtavajo od trenutnega početja. Če dopustimo, da nam ta opravila spremenijo naš dnevni načrt, smo na dobri poti, da rokov in obljub, ki smo jih dali drugim (ali sebi), ne bomo izpolnili pravočasno.
Zato si seznam opravil za naslednji dan sestavimo danes – ko pride nova zahteva, ne prekinemo trenutnega opravila in se je ne lotimo takoj, temveč jo dodamo v načrt za naslednji dan (oz. v prvi prost termin v naslednjih dneh). Izjema so le nujna opravila, ki jih nikakor ne moremo prestaviti na jutri, vendar je takšnih opravil v resnici zelo malo. Vsak dan si pustimo določeno “rezervo” za morebitna nujna opravila, ki jih ne moremo prestaviti na naslednji dan. Ko je načrt za naslednji dan narejen, potegnemo pod seznam teh opravil črto in dobimo t.i. zaprt seznam opravil, v katerega ne dodajamo ničesar več. Naslednji dan vpisujemo pod črto le še nujna opravila, zato da pridobimo izkušnje, kakšen delež v povprečju predstavljajo oz. koliko časa si moramo rezervirati zanje.
Sistematično reševanje problemov upravljanja s časom zahteva seveda določeno disciplino, pri kateri brez evidentiranja opravil ne gre, saj sicer nimamo pregleda nad tem, kaj smo sebi ali drugim obljubili oz. kaj moramo kateri dan storiti. Za evidenco zadostuje klasični rokovnik s koledarjem, v katerem za en dan vnaprej sestavimo zaključen seznam opravil, pod njim potegnemo črto in pod črto vpisujemo le še nujna opravila, ki se nenapovedano pojavijo.
Namesto rokovnika lahko uporabimo tudi računalniški program, kot je “Do It Tomorrow” (http://www.doittomorrow.com/), ki je na voljo v slovenski in angleški različici. Prednost uporabe računalniškega programa je v nižjih stroških, saj ga lahko uporabljamo več let, v možnosti uporabe različnih poročil, v enostavnosti kopiranja ali prestavljanja opravil (ni prepisovanja), komunikaciji z drugimi programi in v lažjem načrtovanju, ker se razpoložljiv čas prikazuje samodejno.
Poseben popust za naše bralce: do 31.7.2011 lahko na http://www.doittomorrow.com/ naročite program s 30% popustom. Koda, s katero uveljavljate popust, je “STUDENT”. Pa veliko uspešno opravljenih zadolžitev, da ostane čim več prostega časa za študentske žurke!
