Hvaležen sem prijatelju, ki mi je pred kratkim poslal zelo zanimivo shemo, na kateri je s preprostimi kratkimi nasveti in simpatičnimi sličicami ponazorjeno, kako bolje upravljati s svojim časom in biti učinkovitejši pri svojem delu.
Dobri nasveti na tem področju so v današnjem svetu, preplavljenim z najrazličnejšimi informacijami in drugimi stvarmi, ki motijo našo pozornost, neprecenljivi. Shema se mi zdi celo tako zanimiva in uporabna, da si po mojem mnenju zasluži, da iz nje izluščenemu bistvu posvetim celoten tokratni zapis.
Del sheme svetuje – odpočijte si od moderne tehnologije, ki krade čas in odvzema produktivnost!
V ZDA so naredili zanimivo raziskavo o tem, kakšen vpliv ima „zabavna“ moderna tehnologija na njihovo ekonomijo. Povprečno delavci v ZDA na uro naredijo štiri prekinitve za „skok“ v virtualni svet (uporabljajo Facebook, osebno elektronsko pošto, Twitter). Več kot 40 % aktivnosti, ki so jih zaradi svojega „skoka“ prekinili, ne nadaljujejo takoj po svojem „skoku“, ampak povprečno za to potrebujejo kar 23 minut. Povprečno se tak „skok“ zgodi vsake 10,5 minute. Raziskovalci v ZDA, ki znajo vse ovrednotiti v denarni protivrednosti, so ugotovili, da ti „skoki“ (takrat delavci seveda ne ustvarjajo dodane vrednosti), ameriško ekonomijo stanejo kar 650 milijard dolarjev letno!
Ne glede na to, ali nam je za te, sicer zanimive, podatke mar ali ne, je koristno, da namesto, da zapravljamo preveč časa za stvari, ki nas odvračajo od dela in ob katerih se niti ne sprostimo kaj dosti (torej ne predstavljajo niti dela, niti koristno in prijetno preživetega prostega časa, npr. pretirano gledanje televizije, uporaba Facebooka, mobilnega telefona in podobno), raje posvetimo ta čas prijetnemu druženju in pogovoru s prijatelji in družino, branju dobre knjige ali se posvetimo dejavnosti, ob kateri se počutimo ustvarjalne.
Za večjo produktivnost, denimo v času intenzivnega študija, je koristno, da si ustvarimo nekakšno dnevno rutino. Oblikovanje dnevne rutine ne pomeni, da bo odslej naše življenje ena sama rutina, ampak pomeni pristop, ki nam pomaga k večji učinkovitosti, hkrati pa nam omogoča tudi skrb za naše telesno in duševno zdravje. Tako lahko v kvalitetno jutranjo rutino sodi jutranje sproščanje (npr. meditacija, branje, delanje načrtov za današnji dan), jutranji tuš, zdrav zajtrk in jutranji sprehod ali druga oblika lahkotne rekreacije, ki nam pomaga začeti dan. Ko nam med delom odtava pozornost, se lahko odpravimo na sprehod, naredimo kakšno raztezno vajo, skrbimo pa tudi za to, da med delom pijemo dovolj vode.
K učinkovitemu delu sodi tudi urejen delovni prostor. Tako naj bi bil ta pospravljen, z delovne mize naj bi odstranili vse, kar moti našo pozornost. To pripomore k učinkovitejšemu delu in naši osredotočenosti. Tako naj bo, npr. ko beremo študijsko knjigo, pred nami le ta knjiga (ne pa tudi računalnik z vklopljenim Facebookom, mobitel z vklopljenim opozorilom za nove e-maile, lepotilna sredstva …). Pri delu ali študiju si lahko pomagamo tudi z uro – vnaprej si določimo čas, ki ga bomo namenili študiju in čas za odmor (primerno razmerje je npr. 50 minut študija in 20 minut odmora). Če pri študiju ali delu interneta nujno ne potrebujemo, odstranimo s svojega delovnega prostora vse naprave, preko katerih lahko nanj dostopamo.
Uspešne ljudi krasi navada, da vsak dan zvečer premislijo (nekateri si tudi zapišejo), kaj so počeli tisti dan in kaj so se novega naučili. Prav tako razmislijo, kaj bi morda lahko naredili bolje. Za konec naredijo realen okviren načrt, kaj nameravajo narediti naslednji dan. Zjutraj si postavijo prioritete za tisti dan, npr. da si določijo, kaj so tri najpomembnejše stvari, ki jih želijo ta dan storiti.
Za konec velja omeniti, da pri našem stremljenju k boljši organizaciji ni nobene potrebe po perfekcionizmu. Vsak korak, ki ga bomo naredili v bolj organizirano smer, bo namreč glede količine opravljenega dela prinesel boljše rezultate.
Blaž Božnar
